Verslag raad van toezicht

De raad van toezicht houdt toezicht op het college van bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de hogeschool. De raad van toezicht staat daarnaast het college van bestuur gevraagd en ongevraagd met raad terzijde. Naast deze rollen van toezichthouder op en klankbord voor het college van bestuur, is de raad van toezicht de werkgever van het college van bestuur en netwerker ten behoeve van het bestuur. De leden van de raad van toezicht richten zich bij de uitoefening van hun taak naar het belang van de stichting en de daaraan verbonden hogeschool. De raad van toezicht bewaakt de samenhang tussen de verschillende beleidsterreinen. 

In 2020 werd de hele onderwijssector zwaar getroffen door de maatregelen van de overheid in het kader van de Corona pandemie. Als gevolg van de lock downs later in 2020 werd het onmogelijk om fysiek onderwijs te verzorgen en op de gebruikelijke wijze toetsen af te nemen. Alles moest ineens online georganiseerd worden. Voor de meest kwetsbare groepen studenten en het praktijkonderwijs werden zoveel mogelijk alternatieven gezocht. Ook onderzoeksopdrachten van derden kwamen op een lager pitje te staan. Bij alle interne maatregelen stonden het studiebelang van de student en het persoonlijk welzijn van student en medewerker voorop. De raad van toezicht volgde de ontwikkelingen nauwgezet en liet zich door het college van bestuur steeds uitvoerig informeren over de situatie door middel van een “corona update”. De raad van toezicht had grote bewondering voor de veerkracht die de organisatie en de studenten toonden onder deze moeilijke omstandigheden. In zijn eigen functioneren werd de raad van toezicht gehinderd door het feit dat er bijna uitsluitend online vergaderd kon worden en er bij belangrijke wervings- en selectieprocedures geen fysieke vis-à-vis gesprekken met kandidaten konden worden gevoerd. De jaarlijkse tweedaagse van de raad van toezicht vond in beperkte mate online plaats. 

De raad van toezicht is de werkgever van het college van bestuur. Het is zijn verantwoordelijkheid zorg te dragen voor continuïteit van (goed) bestuur. Veel aandacht van de raad van toezicht ging uit naar de vernieuwing van de samenstelling van het college van bestuur per studiejaar 2020-2021, in verband met de pensionering van collegelid Klaas-Wybo van der Hoek (portefeuille onderwijs en onderzoek) en het aflopen van de interim-periode van collegelid Max Merkx (portefeuille dienstverlening en bedrijfsvoering). Voor de zomer werd afscheid genomen van Klaas-Wybo en Max. Klaas-Wybo was een onderwijsman in hart en nieren, met een lange staat van dienst bij de hogeschool en een van diens rechtsvoorgangers, Stenden Hogeschool. Hij leverde een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling en invoering van het onderwijsconcept design based education en aan internationalisering van het onderwijs. Max was gedurende zijn interim-periode van 10 maanden verantwoordelijk voor het op orde brengen van de basis van de dienstverlening, met het programma “Ambities waarmaken”.

Na een bijzonder wervings- en selectieproces, voor twee bestuursfuncties tegelijkertijd, dat bovendien vanwege de corona pandemie vrijwel geheel online plaatsvond, benoemde de raad van toezicht Oscar Couwenberg en Marc Otto per 1 augustus 2020 tot lid van het college van bestuur, voor een periode van vier jaar. Oscar op de portefeuille onderwijs & onderzoek en Marc op de portefeuille dienstverlening, bedrijfsvoering & financiën. Met de komst van twee nieuwe collegeleden werd een belangrijke nieuwe impuls gegeven aan de besturing van de hogeschool. De raad van toezicht wist zich daarbij verzekerd van bestuurlijke continuïteit in de persoon van Erica Schaper als collegevoorzitter.

Het nieuw samengestelde college van bestuur besteedde veel aandacht aan teamvorming en stelde, aansluitend bij de reeds uitgezette strategische lijnen, een bestuurlijke veranderagenda op met de hoofdthema’s voor de toekomstige ontwikkeling van de hogeschool. Met het aantreden van twee nieuwe collegeleden werden de portefeuilles en overige taken en rollen binnen het college van bestuur opnieuw verdeeld. De raad van toezicht keurde de nieuwe portefeuilleverdeling goed. In verband met de aanstaande evaluatie van de hoofdstructuur is sprake van een voorlopige portefeuilleverdeling. De hoofdindeling van de portefeuilles is als volgt:

• voorzitter: strategieontwikkeling, externe profilering, internationalisering, medezeggenschap en ITK.
• lid: onderwijs, onderzoek, zwaartepunten, kwaliteitsafspraken en studenttevredenheid.
• lid: dienstverlening, bedrijfsvoering en financiën.

Bij de portefeuilleverdeling werd er voor gekozen om de aansturing van de academies over alle drie de collegeleden te spreiden en de aansturing van de dienst Onderwijs & Onderzoek bij de portefeuillehouder O&O onder te brengen. Ook de, al dan niet regio gebonden, externe bestuurlijke contacten zijn bij alle drie collegeleden belegd. Op de belangrijke onderdelen van de portefeuilleverdeling is er een tweede verantwoordelijke binnen het college aangewezen.

De raad van toezicht heeft er veel vertrouwen in dat het vernieuwde en versterkte college van bestuur op zijn taak berekend is. Daarmee is het bestuur van de hogeschool de komende jaren geborgd. Belangrijke elementen van de veranderagenda van het college zijn het opleidingenportfolio beleid, de evaluatie van de hoofdstructuur van de organisatie, een nieuwe besturingsfilosofie en een andere kijk op internationalisering.

De raad van toezicht is mede verantwoordelijk voor de naleving van de branchecode goed bestuur hogescholen. De branchecode bepaalt onder meer dat de raad van toezicht jaarlijks zijn eigen functioneren evalueert, beschikt over een toetsingskader en een scholingsplan en toeziet op het beleid van het college van bestuur op het gebied van de horizontale dialoog en het beleid ten aanzien van strategische samenwerkingen.

Als gevolg van de coronamaatregelen kon de geplande zelfevaluatie inclusief de bespreking van het toetsingskader tijdens de gebruikelijke strategie tweedaagse in november geen doorgang vinden. De raad van toezicht was van mening dat je voor dergelijke onderwerpen als raad fysiek bij elkaar moet komen. De tweedaagse werd gewijzigd in één online dagdeel met het college van bestuur. In de hoop op versoepeling van de coronamaatregelen werd de bespreking van het toetsingskader verschoven naar het voorjaar van 2021. De zelfevaluatie zal in het najaar van 2021 plaatsvinden. Aan het einde van het verslagjaar werd een aanzet gegeven met betrekking tot het scholingsplan van de raad. Het beleid horizontale dialoog en het statuut voor strategische samenwerking waren bij het college van bestuur in bewerking. Beide onderwerpen zullen in het voorjaar van 2021 aan de raad van toezicht voorgelegd worden.

Aan de overige elementen van de branchecode werd door de raad van toezicht voldaan. De werkwijze van de raad van toezicht en zijn commissies is vastgelegd in reglementen die op de website staan. De raad van toezicht was naar zijn eigen oordeel onafhankelijk samengesteld. Bij de benoeming van nieuwe leden besteedde de raad hier expliciet aandacht aan en werden waar nodig afspraken gemaakt.

Toezicht houden op de inrichting van het interne systeem van kwaliteitszorg is op grond van de wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) een wettelijke taak van de raad van toezicht. De raad liet zich hierover en over de stand van zaken van accreditaties regelmatig in detail informeren via de commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering.

Aan het begin van het verslagjaar werd de ITK behaald. De raad van toezicht had een eigenstandige rol in het proces en de gesprekken met het NVAO-panel. Als onderdeel van de ITK, nam de herbeoordeling van de Kwaliteitsafspraken gedurende het verslagjaar een prominente plaats in op de agenda van de raad van toezicht en de commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering. De raad van toezicht werd door het college van bestuur intensief betrokken bij de voorbereidingen op de herbeoordeling van de Kwaliteitsafspraken. Naast een op onderdelen inhoudelijke herijking van de Kwaliteitsafspraken, was een belangrijk punt de wijze waarop NHL Stenden de € 67,1 miljoen aan studievoorschotmiddelen over de planperiode 2021-2024 had verdeeld. De raad van toezicht keurde de nieuwe verdeling van de studievoorschotmiddelen in april goed, mede op advies van de auditcommissie. De commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering werd gemachtigd om namens de raad van toezicht de inhoudelijke herijking van de Kwaliteitsafspraken goed te keuren, hetgeen geschiedde in september. De gedegen voorbereiding leidde tot een goede herbeoordeling door de NVAO in november, uitmondend in een positief advies aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). De monitoring van de implementatie van de Kwaliteitsafspraken was voor de NVAO een belangrijk issue. De raad van toezicht sprak met het college van bestuur af dat de monitoring van de Kwaliteitsafspraken standaard wordt meegenomen in de periodieke managementrapportages die de raad van toezicht krijgt. De commissie onderwijs, onderzoek en internationalisering volgt de implementatie inhoudelijk en de auditcommissie financieel, via bestedingsoverzichten. De raad van toezicht bespreekt de implementatie van de Kwaliteitsafspraken ook met de hogeschoolmedezeggenschapsraad (HMR) tijdens het overleg tussen beide raden dat twee keer per jaar plaatsvindt.  

Dominant op de bestuurlijke en de toezicht agenda in termen van risicobeheersing stond het herstelonderzoek van de inspectie naar de Nederlandse graadverlening van voor 2018 door voorheen Stenden Hogeschool aan studenten die een deel van hun opleiding volgden aan de vestiging van de hogeschool in Qatar. De inspectie voerde gedurende 2019 en 2020 dit vervolgonderzoek uit naar de naleving van de wettelijke voorschriften aangaande de toelatings- en vrijstellingsprocedures en de rol van de examencommissies daarin, voor studenten uit Qatar die bij voormalig Stenden een Nederlandse graad wilden behalen. Parallel aan het inspectieonderzoek werden in opdracht van het college van bestuur twee externe deelonderzoeken en in opdracht van en aansturing door de raad van toezicht één extern deelonderzoek ingesteld, naar overige signalen over mogelijke onregelmatigheden die van invloed zouden kunnen zijn op de kwaliteit van het in Qatar verzorgde onderwijs.

Dit waren bijzonder intensieve trajecten, die dankzij de medewerking van alle betrokkenen, huidige en oud-medewerkers, tot een goed einde konden worden gebracht. De conclusie van de inspectie was dat NHL Stenden op alle onderdelen voldeed aan de eisen in wet- en regelgeving aangaande het onderwijs in het buitenland. Ook de overige signaalonderzoeken leverden op geen van de onderzochte thema’s onregelmatigheden op, hooguit aanbevelingen tot procesverbetering.

Om in de toekomst elke mogelijke twijfel over het voldoen aan de wettelijke eisen omtrent onderwijs in het buitenland te voorkomen, koos het college van bestuur er voor, gesteund door de raad van toezicht, om een strikte scheiding aan te brengen tussen het onderwijs in het buitenland en het onderwijs in Nederland. Deze nieuwe strategie werd vastgelegd in de nota “internationalisering 2.0”. Daarmee gold voor alle studenten uit Qatar en andere buitenlandse locaties, die een deel van hun opleiding in Nederland willen volgen om een Nederlandse graad te behalen, het reguliere vrijstellingenbeleid. De rol van de examencommissies van de desbetreffende opleidingen is helder en identiek aan die van de andere examencommissies. Onderdeel van het nieuwe internationaliseringsbeleid is verder dat het onderwijs in het buitenland in licentie wordt aangeboden en dat er geen sprake meer is van eigen campussites, maar van “Grand Tour hubs”. Alle bestaande samenwerkingsverbanden in Qatar, Zuid-Afrika, Indonesië en Thailand werden en worden in juridische zin opnieuw vormgegeven. De joint venture met Qatar werd beëindigd en vervangen door een cooperation agreement. Aan het nieuwe internationaliseringsbeleid werd tevens een strategic partnership policy gekoppeld. De raad van toezicht keurde de geschetste koerswijziging van het college van bestuur in oktober goed. De raad had waardering voor de bestuurlijke doorzettingskracht, zowel naar de buitenlandse partners als naar de eigen organisatie.

Het financiële beleid en de daarmee samenhangende onderwerpen werden met het college van bestuur en de interim-directeur van de dienst Finance & Control besproken in de auditcommissie. Terugkoppeling naar de plenaire raad vond plaats via de verslagen van de commissie, met waar nodig een nadere mondelinge toelichting door de voorzitter van de auditcommissie. De perioderapportages (R-rapportages) werden zowel in de auditcommissie als in de plenaire raad geagendeerd. De rapportages werden verder verbeterd op het gebied van integraliteit.

Zowel de auditcommissie als de raad van toezicht bespraken aan de hand van het accountantsverslag de jaarstukken 2019 met de huisaccountant EY. In de juni-vergadering keurde de raad de jaarstukken goed en verleende hij het bestuur decharge voor de jaarrekening 2019 en voor het gevoerde beleid. In december keurde de raad van toezicht het jaarplan en de begroting 2021 goed.

Via de auditcommissie vroeg de raad van toezicht het college van bestuur om een zo betrouwbaar mogelijke inschatting te maken van de impact die de coronamaatregelen op de financiële positie van de hogeschool hebben, door middel van scenario benadering.

Verder werden met het college van bestuur afspraken gemaakt om meer zicht te krijgen op de grote investeringsprojecten, de besluitvorming daaromtrent en de realisatie en bestedingen ervan beter te kunnen monitoren.

De raad van toezicht bestond aan het begin van het verslagjaar uit onderstaande acht leden:

• de heer Hayo Apotheker, voorzitter
• de heer Hans Haerkens, vicevoorzitter
• mevrouw Anneke Beukers
• de heer Kees van Anken
• de heer Tom Cohen
• de heer Dave Pieters
• de heer Frans Roozen
• mevrouw Farah Karimi

Anneke Beukers trad op 1 maart 2020 af als lid van de raad van toezicht. Voor haar opvolging als lid van de raad van toezicht en tevens als voorzitter van de commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering, werd gezocht naar kandidaten met als kernprofiel “onderwijs, onderzoek en kennisvalorisatie”. De werving van een nieuw lid op dit profiel leidde tot de benoeming van Sietske Waslander per 1 maart 2020. Sietske is hoogleraar sociologie, in het bijzonder de sturing van complexe onderwijsorganisaties.

Per ultimo 2020 werd afscheid genomen van de vicevoorzitter van de raad van toezicht, Hans Haerkens. Frans Roozen nam het vicevoorzitterschap per 1 januari 2021 van hem over. Frans Roozen volgde Hans Haerkens tevens op als voorzitter van  de remuneratiecommissie en als voorzitter van de werving- & selectiecommissie. Ten behoeve van de opvolging van Hans Haerkens werd het profiel “organisatieontwikkeling in brede zin, ondernemerschap en netwerk in de noordelijke economische regio” vastgesteld. De werving op dit profiel leidde tot de benoeming van Geesje Duursma-Dijkstra per 1 januari 2021. Geesje is Fries MKB-ondernemer, adviseur en coach.

Voor de personele samenstelling van de raad van toezicht per ultimo 2020 met vermelding van hoofd- en nevenfuncties, nationaliteit en overige relevante gegevens, wordt verwezen naar bijlage 4.

Het rooster van aftreden van de raad wordt gepubliceerd op de website. Per 1 januari 2022 zal de raad van toezicht zijn beoogde definitieve omvang van zeven leden krijgen.

De raad van toezicht kwam in 2020 zes keer plenair in vergadering bijeen, waaronder de jaarlijkse strategiebijeenkomst met het college van bestuur. Als gevolg van de coronamaatregelen werd er voornamelijk online vergaderd. De voorzitter van de raad voerde periodiek bilateraal overleg met de voorzitter van het college van bestuur.

De raad van toezicht had vier vaste commissies en één tijdelijke commissie:

• remuneratiecommissie
• werving- & selectiecommissie
• auditcommissie
• commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering
• transitiecommissie

De eerste vier commissies zijn de permanente commissies. Zij beschikken over een eigen reglement. De transitiecommissie is een tijdelijke commissie die vanaf de fusie in 2018 het transitieproces naar de nieuwe organisatie monitort. De remuneratiecommissie, de werving- & selectiecommissie en de transitiecommissie bestonden uit dezelfde leden. De commissies vergaderden steeds met de eerste en de tweede portefeuillehouder van het college van bestuur.

De commissies gaven een inhoudelijke verdieping aan het functioneren van de raad en hadden een belangrijke klankbordfunctie voor de portefeuillehouders van het college van bestuur. De commissies boden een platform om bestuurlijke thema’s en dilemma’s verdiepend met elkaar te bespreken. In de commissies konden onderwerpen meer in detail worden behandeld, waardoor de raad van toezicht zich kon richten op de hoofdlijnen van het beleid. De commissies bereidden de besluitvorming door de raad van toezicht voor. Op belangrijke thema’s werden de commissies door het college van bestuur in een vroeg stadium betrokken bij de ontwikkeling van nieuw beleid. Bijvoorbeeld door middel van discussienota’s of conceptversies van beleidsstukken. Dan krijgt klankborden daadwerkelijke betekenis. Bij specifieke thema’s werden stafmedewerkers in de commissies uitgenodigd voor het geven van een presentatie of toelichting. Daardoor kreeg de raad van toezicht ook meer contact met de organisatie. Dat werd wederzijds op prijs gesteld. Hetgeen is besproken in de commissievergaderingen werd via de verslagen teruggekoppeld naar de eerstvolgende vergadering van de plenaire raad van toezicht.

Zoals hierboven vermeld kon de zelfevaluatie van de raad van toezicht als gevolg van corona geen doorgang vinden, met inbegrip van de behandeling van het toetsingskader. Een interne werkgroep bestaande uit twee leden en de secretaris van de raad van toezicht bereidde het voorstel voor het toetsingskader voor. Het toetsingskader stond in februari 2021 op de rol.

Een aantal leden van de raad van toezicht volgde scholingsbijeenkomsten van een dag(deel) van de Vereniging van Toezichthouders van Hogescholen (VTH), de VTOI-NVTK of een andere aanbieder. De raad van toezicht is lid van beide verenigingen. Aan het einde van het verslagjaar werd het initiatief genomen om de scholing van de (leden van de) raad van toezicht planmatig aan te pakken. Een aantal keren werd aan het einde van een vergadering van de raad van toezicht of van zijn commissies in reflectieve zin met het college van bestuur stilgestaan bij het eigen functioneren.

De leden van de raad van toezicht onderhielden op diverse momenten contact met de organisatie, formeel en informeel. Daarbij lieten zij zich informeren over wat er binnen de organisatie leeft. Voorbeelden van dergelijke contactmomenten zijn toelichtingen van beleidsstukken door stafmedewerkers in commissies van de raad, presentaties, inauguraties van lectoren en de officiële opening van het hogeschooljaar. Bijna altijd vonden deze contacten als gevolg van de coronamaatregelen online plaats. Fysieke werkbezoeken konden niet worden afgelegd, waardoor ook de omvang van de informele contacten dit jaar beperkt bleef.

De raad van toezicht voerde conform de branchecode tweemaal formeel overleg met de HMR. De voorzitters stelden de agenda in onderling overleg op. Centraal in de overleggen stonden de voortgang van het programma “Ambities waarmaken” en de Kwaliteitsafspraken. Het formele overleg tussen de raad van toezicht en de HMR vond standaard plaats in aanwezigheid van het college van bestuur. Het contact met de HMR was voor de raad van toezicht belangrijk om signalen uit de organisatie tot zich te kunnen nemen en beelden uit te wisselen over onder meer de besturing van de hogeschool. Verslagen van het periodieke overleg dat het college van bestuur met de HMR voerde werden standaard gedeeld met de raad van toezicht. 

Het college van bestuur voorzag de raad van toezicht conform de WHW van een ”functioneel onafhankelijke administratieve ondersteuning”, in de persoon van een eigen secretaris van de raad. Deze functie was niet gecombineerd met de functie van secretaris van het college van bestuur. De functie van secretaris van de raad van toezicht was ondergebracht in de bestuursstaf.

De remuneratiecommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht op het gebied van zijn taken en verantwoordelijkheden als werkgever van het bestuur. De commissie bestond uit de leden Hans Haerkens (voorzitter), Hayo Apotheker en Frans Roozen. De commissie kwam in de verslagperiode viermaal bijeen.

De commissie boog zich over de hoogte van de bezoldiging van de leden van het college van bestuur en van de leden van de raad van toezicht. NHL Stenden valt in de hoogste sectorale WNT bezoldigingsklasse G. Op basis van een door de remuneratiecommissie mede aan de hand van een benchmark uitgevoerde herijking van de bezoldiging, stelde de raad van toezicht binnen de kaders van de WNT en de Regeling normering topinkomens OCW-sectoren de hoofdlijnen van het remuneratiebeleid vast. De bezoldiging van de leden van de raad van toezicht kwam hiermee in totaal op circa 60% van het toegestane WNT maximum. Het nieuwe remuneratiebeleid werd voorzien van enkele invoeringsbepalingen.

Het beleid van de raad van toezicht is dat leden van het college van bestuur voor twee zittingsperioden van vier jaar kunnen worden benoemd.

Eind november voerde de remuneratiecommissie de collectieve en individuele beoordelings- en plangesprekken over het kalenderjaar 2020. De gesprekken met het college van bestuur als collectief vonden plaats op basis van vooraf met het college overeengekomen resultaatsafspraken: kpi’s en “zachte” indicatoren betreffende het persoonlijk functioneren in het collegiale besturingsmodel. Het college van bestuur bereidde de beoordelingsgesprekken voor door middel van een schriftelijke zelfreflectie op het college als collectief en individuele 360° feedback rapportages op basis van input van een aantal interne en externe stakeholders per persoon. De remuneratiecommissie wees daarbij telkens één feedbackgever aan. Deze systematiek werd als waardevol ervaren. De secretaris van de raad van toezicht verzorgde de verslaglegging van de plan- en beoordelingsgesprekken.

De werving- & selectiecommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht met betrekking tot de benoeming van leden van de raad van toezicht en het college van bestuur. De commissie bewaakt het rooster van aftreden van de raad en het college. De commissie bestond uit de leden Hans Haerkens (voorzitter), Hayo Apotheker en Frans Roozen.

De commissie kwam diverse keren bijeen om de benoemingsprocedures voor te bereiden en de wervings- en selectiegesprekken te voeren met kandidaten, voor achtereenvolgens de onderstaande functies die vaceerden:

• een lid van de raad van toezicht met als profiel onderwijs, onderzoek & kennisvalorisatie, per 1 maart.
• twee leden van het college van bestuur voor de portefeuilles onderwijs & onderzoek en dienstverlening, bedrijfsvoering & financiën, per 1 augustus.
• een lid van de raad van toezicht met als profiel organisatieontwikkeling in brede zin, ondernemerschap & netwerk in de noordelijke economische regio, per 1 januari 2021.

De commissie stelde de profielschetsen en benoemingsprocedures op. De profielschetsen voor de leden van de raad van toezicht en het college van bestuur, alsmede de benoemingsprocedure voor de leden van het college van bestuur, werden conform wet- en regelgeving voor advies voorgelegd aan de HMR. Die voorzag deze van een positief advies. De profielschets voor de leden van het college van bestuur was ook afgestemd met (een delegatie van) de directeuren. De werving en selectie werd in alle gevallen begeleid door een extern bureau. De HMR werd over de voorgenomen benoeming van de beide collegeleden door de raad van toezicht gehoord. Bij de werving van de beide leden van de raad van toezicht streefde de raad van toezicht er met succes naar om meer vrouwen in zijn midden op te nemen, hetgeen leidde tot de verhouding drie vrouwen en vijf mannen. Het vergroten van de diversiteit binnen de raad van toezicht, ook in etnisch-cultureel opzich, blijft een belangrijke doelstelling bij de invulling van vacatures. 

De transitiecommissie is een tijdelijke commissie die bij de fusie in 2018 was ingesteld om de voortgang van het transitieproces naar de nieuwe organisatie te monitoren en daarover met het college van bestuur te klankborden. De commissie bestond uit de leden Hayo Apotheker (voorzitter), Hans Haerkens en Frans Roozen. De commissie kwam driemaal bijeen.

De transitiecommissie wisselde met het college van gedachten over de aanpak van de veranderkundige opgaven, zowel op het vlak van beheer, beleid als cultuurverandering. Belangrijk aandachtspunt vormde de afronding van het programma “Ambities waarmaken” door het interim-collegelid. Het programma werd na de zomer afgesloten. Resterende zaken werden in de lijnorganisatie belegd. Het per 1 augustus nieuw samengestelde college van bestuur kwam vervolgens met de eerder genoemde veranderagenda. Belangrijke elementen daarin zijn onder andere het portfoliobeleid, de evaluatie van de hoofdstructuur, de besturingswijze met inbegrip van het definiëren van de verantwoordelijkheid voor een opleiding en de verdere implementatie van het internationaliseringsbeleid 2.0.  

De auditcommissie heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht met betrekking tot zijn toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van financiën, administratieve organisatie, interne controle, risicobeheersing, bedrijfsvoering en ICT. De commissie bestond uit de leden Tom Cohen (voorzitter), Kees van Anken en Frans Roozen. Naast de eerste en tweede portefeuillehouder van het college van bestuur werden de vergaderingen standaard bijgewoond door de (interim) directeur Finance & Control. De commissie vergaderde vijf keer. De vergaderingen werden in beginsel minimaal een week voorafgaand aan de vergadering van de raad van toezicht gehouden, om de raad te kunnen laten beschikken over een schriftelijke terugkoppeling en een advies over de onderwerpen die ter besluitvorming voorlagen.

De perioderapportages, jaarrekening/bestuursverslag 2019, de (interim)managementletters en jaarplan/begroting 2021 werden in detail in de auditcommissie besproken. Door middel van deze rapportages en de hierin opgenomen indicatoren ten aanzien van het onderwijs, onderzoek, valorisatie en bedrijfsvoering vormde de commissie zich een beeld van de wijze waarop de middelen door de organisatie werden besteed. Op basis van het door de commissie gevormde oordeel kon behandeling in de raad van toezicht op hoofdlijnen plaatsvinden.

Voorafgaand aan het jaarplan en de begroting besprak de commissie de kadernota 2021, waarin de hoofdlijnen van de begroting en het allocatiemodel zijn opgenomen. De auditcommissie adviseerde om de kadernota beleidsinhoudelijk ook te behandelen in de commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering. De auditcommissie constateerde een verbetering in de opzet van de kadernota, compact met restrictieve en duidelijke financiële kaders. De commissie adviseerde om het taalgebruik in de kadernota nog iets directer te maken. Het jaarplan en de begroting 2021 bevatten volgens de auditcommissie een duidelijke relatie met de doelen uit het strategisch instellingsplan 2019-2024.

De auditcommissie drong er bij het college van bestuur op aan om de omvangrijke investeringsbudgetten 2020 nader te preciseren, teneinde de relatie tussen doelen en middelen goed in beeld te krijgen. De commissie hechtte eraan om na de vaststelling van de globale investeringskaders zicht te houden op de besluitvorming over de daadwerkelijke bestedingen en eventuele majeure verschuivingen die nadien binnen en tussen de vastgestelde budgetten kunnen optreden. Het college van bestuur onderschreef deze wens en verschafte de auditcommissie het gevraagde overzicht en inzicht, dat voortaan in de perioderapportages zal worden meegenomen om verrassingen te voorkomen.

In het verlengde van de investeringen en gezien de actuele financiële situatie van de hogeschool, vroeg de auditcommissie om een gedegen financiële meerjarenanalyse met investeringsschema en liquiditeitenprognose, rekening houdend met de externe financieringsmogelijkheden. Hiertoe werd in opdracht van het college van bestuur een financieel meerjaren model ontwikkeld. De auditcommissie kon zich goed vinden in het model. Aan de hand daarvan kunnen bestuur en toezichthouder periodiek adequaat geïnformeerd worden over de actuele financiële situatie van de instelling en zo de vinger nog beter aan de pols houden.

De auditcommissie sprak tweemaal met de externe accountant EY: over de jaarrekening en over de interim managementletter. Door middel van periodieke “audit follow up overzichten” monitorde de auditcommissie de opvolging van de aanbevelingen uit rapportages van de accountant. De kwaliteit van de follow up overzichten werd aanmerkelijk verbeterd.

De auditcommissie volgde met bijzondere aandacht de voortgang en tijdige afronding van het programma “Ambities waarmaken”. De commissie liet zich daarover regelmatig door het interim-collegelid bijpraten en door middel van een tussenbalans schriftelijk informeren.

De auditcommissie volgde de bestedingen in het kader van de Kwaliteitsafspraken en adviseerde om de bestedingsoverzichten op te nemen in de perioderapportages.

De auditcommissie liet zich regelmatig informeren door de interim-directeur van Finance & Control over diens plannen om de kwaliteit van de financiële functie te verbeteren. De commissie onderschreef de noodzaak van de verbeterslag en stimuleerde de interim-directeur bij zijn aanpak.

De auditcommissie onderschreef verder het voorstel van het college van bestuur om de juridische nevenstructuur geleidelijk aan te vereenvoudigen.

In het kader van de herbeoordeling van de Kwaliteitsafspraken door de NVAO stemde de auditcommissie in met het voorstel van het college van bestuur om het totale bedrag van € 67,1 miljoen studievoorschotmiddelen te investeren in de planperiode 2021-2024.

De auditcommissie vroeg aandacht voor een scenario-analyse van de mogelijke (lange termijn) financiële impact van de coronamaatregelen.

Overige onderwerpen die in de auditcommissie de revue passeerden zijn onder andere de voortgang van de integratie van de ICT-systemen, het dossier-Qatar, de ontvlechting en de voorgenomen verkoop van het vastgoed van Stenden South Africa (heeft uiteindelijk niet plaatsgevonden), het treasury statuut, de verhouding publiek-privaat en projectbeheersing. De auditcommissie vroeg regelmatig aandacht voor het strategisch huisvestingsplan.

In algemene zin sprak de auditcommissie haar vertrouwen uit in de aanpak van de financiële beheersing door de nieuwe portefeuillehouder financiën binnen het college van bestuur en de interim-directeur Finance & Control.

De commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering heeft tot taak het voorbereiden van de besluitvorming van de raad van toezicht met betrekking tot zijn toezichthoudende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van onderwijs, onderzoek en valorisatie, het systeem van kwaliteitszorg en internationalisering. De commissie bestond uit de volgende vier leden: Anneke Beukers (voorzitter), Hans Haerkens, Dave Pieters en Farah Karimi. Anneke Beukers nam per 1 maart afscheid en werd als commissievoorzitter opgevolgd door Sietske Waslander. De vergaderingen van de commissie werden naast de eerste en tweede portefeuillehouder van het college van bestuur standaard bijgewoond door de directeur van de dienst Onderwijs & Onderzoekskwaliteit.

De commissie heeft zesmaal vergaderd. De vergaderingen van de commissie vonden plaats direct voorafgaand aan de vergaderingen van de raad van toezicht, met zo veel mogelijk een inhoudelijke aansluiting op de agenda van de raad.

De commissie besteedde veel aandacht aan de gevolgen van de Corona maatregelen en de omslag die moest worden gemaakt van fysiek naar online onderwijs en toetsing, mogelijke studievertraging en het welzijn van studenten, alsmede de privacy aspecten van online surveillance via proctoring. De commissie liet zich hierover informeren door middel van een regelmatige update van het bestuur. De Corona pandemie vergde heel veel van het aanpassingsvermogen van het onderwijs en de studenten. De commissie sprak haar waardering uit voor een ieder die er aan heeft bijgedragen om de gevolgen zo goed mogelijk te ondervangen. 

Veel aandacht besteedde de commissie aan de voorbereiding van de herbeoordeling van de Kwaliteitsafspraken.

De commissie monitorde de visitaties/accreditaties van opleidingen. Verreweg de meeste accreditaties werden met een positief resultaat afgesloten. Waar aan de orde, liet de commissie zich informeren over de aanpak van een hersteltraject. Een belangrijk punt van aandacht bij visitaties, maar ook bij de ITK en toetsen nieuwe opleiding, bleek het expliciteren van en het leveren van voldoende “bewijslast” met betrekking tot (getoetste) opbrengsten van het hogeschoolbrede vernieuwende onderwijsconcept DBE te zijn.

De accreditatielast van NHL Stenden is hoog vanwege het grote aantal opleidingen. Dit is een van de elementen die een rol spelen in de portfoliodiscussie, die in het verslagjaar door het college van bestuur werd gestart. De commissie werd door het college betrokken bij de opdrachtformulering aan het externe bureau voor het ontwikkelen van een portfoliobeleid. De commissie liet zich meerdere keren informeren door het college van bestuur en de externe adviseur over de voortgang van het portfoliobeleid. Aan het einde van het verslagjaar, toen de interne gesprekken over de analysefase werden afgesloten, zag de commissie met belangstelling uit naar de resultaten van de analysefase en het voorstel voor een afwegingskader met criteria aan de hand waarvan de instelling haar portfolio jaarlijks tegen het licht kan gaan houden.

De commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering wisselde intensief met het college van bestuur van gedachten over het hierboven aangehaalde herstelonderzoek van de inspectie naar de Nederlandse graadverlening aan studenten uit Qatar in het verleden en de gevolgen daarvan voor het te voeren internationaliseringsbeleid in bredere zin. De commissie steunde het college van bestuur in het maken van een strikte scheiding tussen het onderwijs in het buitenland en in Nederland. De commissie was blij met de heldere lijn die het college koos en de uitwerking die het daaraan gaf door de bestaande ''international multicampus approach'' met eigen buitenlandse vestigingen te wijzigen in een ''global network apporach'', bestaande uit een netwerk van internationale Grand Tour locaties met preferred partners. Door deze beleidswijziging kon er geen enkel misverstand meer bestaan over het voldoen aan wet- en regelgeving, vrijstellingsprocedures en graadverlening en daarmee aan de kwaliteit van het onderwijs, met instandhouding van de internationaliseringsdoelstellingen uit het strategisch instellingsplan.

De raad van toezicht vroeg regelmatig aandacht voor de verdere verdieping en een herkenbare externe vertaling van de drie strategische zwaartepunten Vital Regions, Smart Sustainable Industry en Service Economy. Naar aanleiding hiervan ontwikkelde het college van bestuur beleid met betrekking tot de externe profilering van de hogeschool in relatie tot de drie zwaartepunten. Door middel van expertmeetings werden externe stakeholders geraadpleegd. Een eerste beleidsnotitie over de externe profilering in relatie tot de zwaartepuntvorming werd in het najaar in de commissie besproken. 

De commissie besprak op voorstel van de auditcommissie de inhoudelijke kant van de kadernota 2021. De commissie adviseerde om de status van de kadernota te verhelderen: is het een puur financieel kaderstellend document op basis van reeds vastgesteld beleid, of worden in de kadernota zelf ook beleidsmatige keuzes voorgesteld?

In de laatste vergadering van het verslagjaar liet de commissie onderwijs, onderzoek & internationalisering zich door de locatiemanager van Emmen bijpraten over de implementatie van het ambitieplan van de vestigingsplaats Emmen. In het verlengde daarvan werd gesproken over de intentieovereenkomst met de RUG, het Drenthe College, de provincie Drenthe en de gemeente Emmen, om samen een Campus Emmen te ontwikkelen.

Overige onderwerpen die aan bod kwamen waren de strategische agenda van OCW “Houdbaar voor de toekomst”, het inspectierapport “De staat van het onderwijs”, onderwijsrendementen en het professional doctorate.

De raad van toezicht bedankt studenten en medewerkers voor hun betrokkenheid bij en inzet voor de hogeschool. In het bijzonder spreekt de raad zijn bewondering uit voor de veerkracht die men heeft getoond onder de moeilijke corona-omstandigheden. Daarnaast bedankt de raad van toezicht de ondersteunende medewerkers, academie- en dienstdirecteuren die er zorg voor droegen dat de raad en de commissies hun werk goed konden uitvoeren, alsmede de hogeschoolmedezeggenschapsraad voor het constructieve overleg.

Hayo Apotheker,                                       

voorzitter raad van toezicht