6 Kwaliteitsafspraken

In 2018 maakten de bijzondere medezeggenschapsraad (BMR) en het college van bestuur afspraken over de inzet van de studievoorschotmiddelen. Deze afspraken werden gemaakt in afstemming met onder andere de studentgeleding van de BMR en het werkveld en zijn gericht op de verbetering van de kwaliteit van het onderwijs en alle voorzieningen. Deze afspraken zijn door het college van bestuur vastgelegd in een uitvoeringsnotitie. Diverse themagroepen, bestaande uit studentleden van de HMR, andere studenten, docenten en stafmedewerkers, gingen aan de slag met deze afspraken. De tussentijdse resultaten werden door de studenten beoordeeld.

Het plan werd vervolgens uitgewerkt in verschillende projectplannen die aansloten op de landelijke thema’s. Ook aan deze projectplannen verleende de HMR zijn instemming en de raad van toezicht haar goedkeuring. Het integrale plan ‘Leren in kwaliteit’ en de projectplannen werden in december 2019 ter beoordeling voorgelegd aan het panel dat de ITK uitvoerde. In januari 2020 werd het plan en zijn de projectplannen door dit panel beoordeeld. Helaas gaf de NVAO een negatief advies af. In de loop van 2020 werden de plannen aangepast in nauwe samenwerking met de HMR en de raad van toezicht. De projecten kregen een betere aansluiting op de landelijke thema’s. De monitoring en indicatoren waren aangescherpt op advies van het panel. Eind november 2020 legden we het nieuwe plan ‘Verder leren in kwaliteit’ ter beoordeling voor aan de NVAO. Ditmaal met positief resultaat op de drie criteria. Het wachten is nu op een (positief) besluit van de minister.

In het plan ‘Verder leren in kwaliteit’ wordt beschreven op welke wijze de hogeschool de studievoorschotmiddelen inzet voor de verbetering van de kwaliteit van onderwijs, de voorzieningen en welke resultaten de hogeschool daarmee wil boeken. Die voornemens zijn gekoppeld aan de zes landelijke kwaliteitsthema’s:

1. Intensiever en kleinschalig onderwijs (onderwijsintensiteit).
2. Meer en betere begeleiding van studenten.
3. Studiesucces.
4. Onderwijsdifferentiatie.
5. Passende en goede onderwijsfaciliteiten.
6. Verdere professionalisering van docenten (docentkwaliteit).

Deze zes landelijke kwaliteitsthema’s vormen de pijlers voor het plan en dragen de wijze waarop we aan en met ons concept DBE werken. We kozen ervoor om de studievoorschotmiddelen in te zetten op alle landelijke kwaliteitsthema’s. In 2020 zijn er aan drie thema’s middelen toegekend.

In verband met de coronacrisis vonden binnen de thema’s tussen de jaren een aantal verschuivingen plaats. Een aantal acties werden naar voren geschoven zodat we de studenten optimaal konden ondersteunen in het digitaal lesgeven en toetsen. Daarnaast werden er fors meer ateliers gerealiseerd. De reden hiervan was dat er binnen de hogeschool voldoende ruimte was om verbouwingen eerder te realiseren dan gepland vanwege de leegstand door het coronavirus. Dit heeft geleid tot een overschrijding van €2.117 binnen thema 5. De bestede bedragen binnen dit thema omvatten zowel investeringen als exploitatie. De investeringen worden conform de richtlijnen verwerkt in de jaarrekening.

Deelproject 4 invoering DBE

Het in 2018 vastgestelde transitieschema wordt gehanteerd voor de invoering van DBE. In 2020 kregen drie opleidingen uitstel van implementatie van DBE. Dit als gevolg van de effecten van de coronacrisis. De overige vijf ad-opleidingen, drie masteropleidingen en 14 bacheloropleidingen startten. DBE is nu bij 65% van de leerjaren ingevoerd en verloopt voorspoedig. De volgende aspecten komen uit de monitoring naar voren:

• Deelnemers aan gesprekken zijn overwegend positief over DBE en voorzichtig positief over het effect van DBE op studenten.
• De ontwikkeling richting DBE is een intensief teamproces. De samenwerking in een team of over locaties is soms lastig. Voldoende aanjagers en een zorgvuldig en goed geleid proces zijn belangrijke succesfactoren.
• Veel opleidingen hebben een mooie slag gemaakt in het robuuster maken van het onderwijs. Een beperkt aantal opleidingen heeft moeite met de kaders met betrekking tot minder toetsen.
• Het ontwikkelen van DBE en het uitvoeren van diverse concepten naast elkaar is intensief.
• Opleidingen leren van ervaringen met DBE. Diverse opleidingen zijn toe aan een stevige doorontwikkeling.
• Veel opleidingen zijn vooral op het eigen leerplan gericht geweest. Binnen een aantal academies is ook sprake van opleiding overstijgende samenwerking. Academie-overstijgende samenwerking is nog beperkt. Net als de samenwerking met onderzoeksgroepen/onderzoekers.
• Er zijn vele mooie voorbeelden van ateliers, experimenten en onderzoeken. Deze kunnen nog beter gedeeld worden.
• De taakbelasting en bedrijfsvoering (roostering) sluiten nog niet altijd goed aan op DBE en/of de wensen van de opleiding.  

Dit jaar vroeg de ontwikkeling van DBE iets meer inzet bij een aantal opleidingen. De reden hiervan was de combinatie van het thuiswerken door de coronamaatregelen en de meerdere afstemmomenten die hiervoor nodig waren. Het project DBE zal in 2021 worden omgevormd naar thema 1 Kwaliteitsafspraken waarin hogeschoolbreed wordt gewerkt aan de verbetering van de ateliers vanuit onderwijskundig perspectief. In 2021 gaan ook de andere deelprojecten uit thema 1 van start.

Zoals uitgewerkt in het plan 'Verder leren in kwaliteit' is thema 5 onderverdeeld in 2 delen: Digitale Hogeschool en Ateliers waaronder een aantal (sub)projecten vallen. De realisatie 2020 wordt hieronder aangegeven.

Selfservice portaal

In 2020 keken we hoe we de selfservicevoorzieningen voor de gebruikers konden implementeren in de applicaties. Belangrijke voorwaarde voor het slagen van deze selfservicedienstverlening is dat alle betrokkenen gemakkelijk toegang hebben en de applicatie eenvoudig te gebruiken is.

Er werd een dashboard voor studenten ontwikkeld. In de eerste versie van het dashboard kwamen gegevens uit het studenteninformatiesysteem en roostering beschikbaar. Er werd een proof of concept gerealiseerd. Deze selfservicedienstverlening sluit beter aan op de maatschappelijke trend tot flexibilisering en personaliseren.

De ontwikkeling van het dashboard leidde tot een onderzoek naar de data-kwaliteit en de betrouwbaarheid van de gegevens in het studentinformatiesysteem (SIS). Er is een voorstel gedaan voor het verbeteren van de datakwaliteit in het SIS. De realisatie van het studentendashboard leidde in combinatie met de data-analyse tot transparantie, waardoor zaken zichtbaar zijn geworden die voorheen niet zichtbaar waren. Ook zorgde de data-analyse ervoor dat het gesprek over standaardisering van processen binnen de onderwijslogistieke keten op gang komt.

Diplomaproces

In 2020 heeft binnen NHL Stenden een succesvolle hogeschoolbrede implementatie van het nieuwe diplomaproces plaatsgevonden. Het nieuwe proces is grotendeels digitaal: studenten signeren digitaal bij het behalen van een getuigschrift, waarna examencommissies hun besluit digitaal vastleggen. Het proces is veel sneller en alle stappen zijn nu inzichtelijk. Het is zo dus mogelijk om op elk moment zien wat de status is van getuigschriften, waardoor hier beter op gestuurd kan worden. Dashboards in Power-BI stellen betrokkenen in staat op tijd bij te sturen. 

Door de coronacrisis zijn de projecten studieconfigurator en gedigitaliseerd proces aanmelden/toelaten/inschrijven tijdelijk in de parkeerstand gezet. In 2021 worden deze trajecten alsnog opgestart.

Digitaal toetsen

Aangezien het fysiek afnemen van (schriftelijke) toetsen niet mogelijk is vanwege het coronavirus, heeft NHL Stenden er in maart 2020 voor gekozen de toetsen online af te nemen en online surveillance (Proctor Exam) in te zetten bij de centraal geplande schriftelijke toetsen. NHL Stenden heeft daarmee als hogeschool snel weten in te spelen op de coronacrisis. Met de inzet van online toetsing konden studieachterstanden van studenten en kon ophoping van toetsen rond de zomervakantie beperkt worden en werd de kwaliteit van de toetsing hoog gehouden. Als gevolg van deze inzet hebben alle toetsen (op afstand) doorgang kunnen vinden en zijn studenten gefaciliteerd in hun studie. Vanwege het coronavirus zijn deze activiteiten in tijd naar voren gehaald en zijn er dus ook meer financiële middelen aan besteed.

Het proces van digitaal en online toetsen is doorontwikkeld en in 2021 wordt dit verder ingericht door het lopende proces te optimaliseren. Op basis van de notitie 'digitale didactiek en de ervaringen met digitaal toetsen' wordt het toetsbeleid ontwikkeld. De huidige toets- en proctoring applicaties worden op basis van wensen en eisen van de gebruikers verder verbeterd en eventueel vervangen, rekening houdend met het onderwijsconcept DBE.

Implementatie DBE digitale leer- en werkomgeving in de cloud

In 2020 is het applicatieportfolio vastgesteld. Hiermee worden de benodigde en gewenste functionaliteiten ondersteund en wordt voorzien in een compleet en eigentijds pakket aan digitale voorzieningen, compliant aan het gedachtegoed DBE. Er is een gestart met het migreren van de lokale data (op campus) naar de cloud omgeving en de migratie van de vaste werkplekken naar de nieuwe Windows 10 werkplek is zo goed als afgerond. De migratie van de mobiele werkplekken naar Windows 10 is eind 2020 gestart. Met deze nieuwe werkplek omgeving kunnen studenten en docenten wereldwijd online werken in de DBE digitale leer- en werkomgeving.

De dienst Facility Management is verantwoordelijk voor het realiseren van de doelstellingen van het project 'Ateliers'. Om de doelstellingen te bereiken is het project onderverdeeld in 3 subprojecten:

1. Ruimtenormering, ruimteverdeling en roostering.
2. Realisatie ateliers.
3. Doorontwikkelingen Ruimtemanagementsysteem (RMS).

Ruimtenormering

DBE vraagt om een nieuwe manier van kijken en denken rond de inzet en verdeling van ruimten. Dit vertaalt zich onder andere in een behoefte aan eigen ateliers en het zichtbaar kunnen uiten van de identiteit van een academie. Dit moet bijdragen aan de vindbaarheid, saamhorigheid en community-vorming in en om de directe leer- en werkomgeving van een academie. Deze behoefte en ontwikkeling leidt tot een veranderende vraag en tot een nieuwe ruimtebehoefte. In 2020 is daarom, gefaseerd, gestart met het ontwikkelen en implementeren van een ruimtenorm. Onderwijsruimten zijn naar rato verdeeld onder de academies. Dit heeft geleid tot een onderwijsvlekkenplan. Door corona heeft de implementatie echter niet volledig plaats kunnen vinden. Er zijn geen representatieve meetgegevens en geen bevindingen beschikbaar voor de eventuele doorontwikkeling en verfijning, waardoor er nog geen evaluatie heeft kunnen plaatsvinden om te kunnen beoordelen dat de ruimteverdeling volstaat.

Realisatie Ateliers

Er zijn in 2020 meerdere ateliers gecreëerd op de verschillende locaties van NHL Stenden. De locaties Emmen en Groningen zijn grootschalig verbouwd, dit heeft geresulteerd in 10 nieuwe ateliers in Emmen en 13 In Groningen. Daarnaast zijn er ontmoetingsplekken gemaakt waar studenten en docenten elkaar kunnen ontmoeten en samenwerken en diverse Integrale Werkplek Omgevingen (IWO) ten behoeve van docenten. In Assen heeft een kleinschalige verbouwing geleid tot twee nieuwe ateliers voor de academie Primair Onderwijs en zijn twee lokalen heringericht tot een multifunctioneel atelier. In Meppel zijn er in 2020 in de College Campus Meppel drie nieuwe ateliers ingericht ten behoeve van Iteps.

De implementatie van het vlekkenplan en de daarbij behorende verbouwing hebben op Rengerslaan 10 in totaal acht nieuwe ateliers opgeleverd. Op Rengerslaan 8 is in 2020 de laatste fase van het locatieplan gerealiseerd, met 14 nieuwe ateliers voor Stenden Hotel Management School, drie voor de academie International Business Administration, twee voor Communicatie & Creative Business en één voor de academie Commerce & International Business tot gevolg. Ook zijn er op deze beide locaties ontmoetingsplekken voor studenten en docenten en een aantal IWO’s voor docenten gerealiseerd.

Doorontwikkeling Ruimtemanagementsysteem

In 2020 is er gewerkt aan de doorontwikkeling van het ruimtemanagementsysteem. Er heeft een integratie plaatsgevonden tussen Officebooking en de WiFi controlesystemen van NHL Stenden waardoor realtime het aantal gebruikers per gebouw kan worden gemonitord. Met name gezien het coronavirus, met de beperkte toegestane bezetting, wordt hierdoor nuttige data vergaard. Daarnaast is het onderwijsvlekkenplan geïntegreerd in het ruimtemanagementsysteem, waarmee op academieniveau inzicht kan worden verkregen in het werkelijke ruimtegebruik en ook kan de ruimteverdeling worden geëvalueerd. Ook heeft in 2020 de nadruk gelegen op het verbeteren van de performance en het gebruikersgemak. In 2021 zal er worden gewerkt aan het integreren van roosterinformatie uit Xedule in het ruimtemanagementsysteem.

In het plan van de kwaliteitsafspraken is gedurende een looptijd van zes jaar een ontwikkelbehoefte voorzien en begroot op het gebied van docentprofessionalisering. De focus ligt op ‘trainingen ten behoeve van het DBE-onderwijs’ en ‘trainingen in het begeleiden van studenten in hun onderzoekend vermogen (DBE)’. Binnen het plan is dit verder uitgesplitst in deeltrajecten die in samenwerking met het onderwijs op basis van behoefte verder gevormd en ingekleurd worden.  

Afgelopen jaar was ook voor het invullen van de kwaliteitsafspraken een bijzonder jaar. Veel docenten hebben in sneltreinvaart hun onderwijs verder gedigitaliseerd en daarmee ook veel geleerd. De diensten DLWO, O&O en HRM hebben hierbij extra middelen ingezet om het proces van digitaliseren van onderwijs te ondersteunen. Bijna 600 docenten hebben de leeruitkomsten van de training ‘Digitale Didactiek’ kunnen aantonen (dit zijn bijna 500 meer dan verwacht). Veel fysieke trainingen zijn omgebouwd naar online trainingen of een hybride vorm. De inzet op verschillende DBE-trainingen was voorzien op 350 deelnemers en ondanks de omstandigheden hebben ongeveer 200 docenten deelgenomen. De inzet op trainers, begeleiders en ontwikkelaars was begroot op 1.900 uur en is uitgekomen op ruim 2.000 uur. Als projectondersteuning werd uitgegaan van 500 uur, maar door de verhoogde inzet op de digitalisering van het onderwijs is de projectondersteuning verhoogd en uitgekomen op ruim 900 uur. De inzet op overige lasten is laag geweest, met name omdat er geen fysieke ruimtes gehuurd werden en de digitalisering van het onderwijs met name door eigen medewerkers is uitgevoerd.

Er was ruimte voorzien om startende docenten voor studieverlof te verstrekken voor het volgen van interne trainingen gericht op DBE, waaronder de BDB voor de startende docent. Totaal zijn 51 docenten een traject gestart en is totaal 5.900 uur studieverlof toegekend.

Daarnaast is er nieuw aanbod ontwikkeld gericht op de praktijkvraag van de docenten die ingevuld wordt met onder andere e-Coaching (Online hulplijn en 'how to' workshops). Denk aan vragen als ‘hoe kan ik studenten activeren tijdens het online moment?’ of ‘hoe kan ik studenten(teams) online motiveren om samen te werken?’ of ‘hoe kan ik met collega’s lesprogramma’s ontwerpen gericht op de online omgeving? Hier is door ongeveer 70 docenten gebruik van gemaakt. De inzet van teamcoaches was begroot op 1.250 uur en is uitgekomen op ruim 1.300 uur.

Er is een onderzoeksplan opgesteld hoe trainingen gerichter te laten aansluiten op DBE en hoe studenten te stimuleren om te leren vanuit intrinsieke motivatie. Verder is een pilot gestart van een training on the job in de begeleiding van de student in het doen van DBE-onderzoek. Er is een beperkt aantal trainingen gegeven in interculturele diversiteit en Engels niveau C1.